Blog.

Die aktuelle Lizenzpolitik durch Microsoft – Chancen und Risiken

Die IT-Landschaft befindet sich im stetigen Wandel und kaum ein Bereich ist so stark von kontinuierlichen Anpassungen betroffen wie das Microsoft-Lizenzmanagement. Mit der Ankündigung einer neuen Lizenzpolitik ab Juni 2025 stellt Microsoft viele Unternehmen vor weitreichende Entscheidungen. Im Zentrum steht dabei der geplante Wechsel vieler Kunden vom klassischen Enterprise Agreement (EA) hin zum Cloud Solution Provider (CSP)-Modell – mit Auswirkungen auf Preisgestaltung, Vertragsbindung und strategische Planung.

Für Unternehmen bedeutet dies: Die Wahl des passenden Lizenzmodells wird komplexer und gleichzeitig entscheidender für die langfristige Kostenstruktur und Flexibilität der IT. Was genau ändert sich ab Mitte 2025? Welche Chancen und Risiken gehen mit dem Umstieg auf das CSP-Modell einher? Und wie können Firmen auch in Zeiten steigender Preise ihre Ausgaben optimieren? In diesem Beitrag beleuchten wir die wichtigsten Neuerungen, vergleichen die verschiedenen Modelle und zeigen Wege zur optimalen Lizenzstrategie auf.

Die Ausgangssituation

Für Unternehmen ab einer Größenordnung von 500 Usern oder Devices war das Leben bis dato relativ simpel, denn es gab die Möglichkeit einen Vertrag von Microsoft über 36 Monate, ein sogenanntes Enterprise Agreement (EA), zu beziehen. Dieses wurde über einen Licensing Solution Provider (LSP) abgewickelt, eine Rechnung kam direkt von Microsoft zu Vertragsbeginn und jeweils zum jährlichen Stichtag. Gesonderte Absprachen wie bspw. eine Device-basierte Nutzung von Online-Lizenzen konnte eingeräumt werden, On-Premises-Lizenzen konnten in dem Vertag gekauft und Software Assurance fortgeführt werden. Ein Downgrade für Online-Lizenzen zum Stichtag war möglich bis zu einer definierten Mindestgrenze, so dass es auch hier eine gewisse Flexibilität gab. Es gab einen Preisschutz über 3 Jahre und jeder wusste, was direkt oder indirekt über einen Bezugsrahmen von 3 Jahren finanziell auf einen zukam.

Das Enterprise Agreement gab es für 4 verschiedene Level. Diese waren mit Level A bis Level D gekennzeichnet und den verschiedenen Staffelungen wurden entsprechende Rabattierungen eingeräumt.

Level A - 500+

Level B - 2.400+

Level C - 6.000+

Level D - 15.000+

Fluch und Segen?

Diese Vertragskonstellation möchte Microsoft für einen gewissen Kundenkreis (Level A und Level B) auslaufen lassen und propagiert andere Einkaufsvarianten. Für Kunden mit den Leveln C und D wird sich vorerst nichts ändern, da eine finanzielle Planungssicherheit für Microsoft einem Wechsel in ein anderes Programm derzeit entgegenstehen würde und die Kunden langfristig gebunden werden sollen.

Allerdings reduzieren sich die Rückvergütungen für das Abwickeln von großen Verträgen um ein Vielfaches, so dass sich LSP-Partner dazu gezwungen sehen, eine Service-Gebühr für die „Betreuung“ eines Vertrags einzuführen.

Kunden müssen sich wohl überlegen, ob der Nutzen einer zusätzlichen Service-Gebühr an den LSP dem Nutzen von Nebenabreden in einem Enterprise Agreement und dem Verlust möglicher weiterer Anrechnungen und Preisrabattierungen entsprechen. Für Kunden, bei denen eine Vertragsverlängerung ins Haus steht, heißt es nun zu handeln.

Strategie

Für alle Kunden, die weiterhin auf ein Enterprise Agreement setzen wollen, heißt es nun eine strategische Partnerschaft mit Microsoft zu suchen und in die von Microsoft präferierten Produkte zu investieren. Das waren in diesem Fiskaljahr insbesondere die Produkte Copilot, Fabric, Azure, Security - und diese werden es voraussichtlich auch im neuen Fiskaljahr (ab Juli 2025) bleiben.

Bleibt man strategisch weiterhin „nur“ auf bspw. Microsoft 365 E3, so gibt es Listpreise und ein freundliches „Hallo“ in Richtung: „darf's noch ein bisschen mehr sein?“, um eine mögliche Rabattierung oder das Enterprise Agreement überhaupt in Betracht ziehen zu können.

Soweit so gut, die Veränderungen betreffen also im Wesentlichen die Kunden in der Größenordnung von 500 – 6.000 Usern oder Devices. Was tun, wenn man vor der Herausforderung einer Verlängerung steht?

Für sehr cloudbasierte Kunden besteht die Möglichkeit, nach Ablauf des bestehenden EA-Vertrags auf ein MCA oder MCA-E zu wechseln. Dabei besteht der Unterschied darin, dass MCA ein partnerorientiertes Modell ist und MCA-E ein direkter Vertrag mit Microsoft und direkt abgewickelt wird.

Chancen und Risiken

Schauen wir mal auf die Vor- und Nachteile des MCA-E-Vertrags, welchen Microsoft gerne abgeschlossen sehen würde, da der Kunde direkt von Microsoft „betreut“ wird.

Es ist also ein Direktvertrag, der zudem Nebenabreden zulässt. Diese müssen mit einem Betreuer seitens Microsofts definiert und eingetragen werden.

Software-Assurance-Artikel gibt es in diesem Vertrag nicht mehr, so dass diese weder angerechnet noch weitergeführt werden können. Es gibt einen Einheitspreis über alle verschiedenen Staffeln hinweg, so dass gerade größere Kunden hier ein wenig irritiert sein könnten. Weiterhin werden die Preise auf den USD taxiert und das monatliche Währungsrisiko geht auf den Endkunden über. Das bedeutet, die monatliche Rechnung wird für die gleichen Produkte jeweils unterschiedlich ausfallen. Für Kunden, die bereits Teams im Einsatz haben, wird es ebenfalls eine Umstellung geben, denn die Produkte werden im MCA-E getrennt gekauft werden müssen, was ebenfalls höhere Preise nach sich ziehen wird. Das bekannte True-Up und die damit verbundene Vorgehensweise fallen weg, generell sind daher weniger Ausnahmen und Flexibilität gegeben.

Wenn man mit Microsoft-Partnern arbeiten möchte, dann gibt es das seit Jahren bewährte Modell MCA (Microsoft Customer Agreement). Eine Vertragsverpflichtung zur Zahlung geht von Microsoft auf den Handelspartner über, so dass Microsoft das Risiko eines Ausfalls reduziert und auf die Partnerwelt verlagert.

Lizenzen können im CSP-Modell auf Jahresbasis mit jährlicher oder monatlicher Zahlung bestellt werden. Eine monatliche Zahlungsvariante kostet einen Aufschlag von 5 % auf den monatlichen Preis eines Jahresabonnements, so dass hier aus finanzieller Sicht die upfront Jahresvariante die bevorzugte bleibt. Eine monatlich kündbare Variante ist auch möglich, allerdings mit einem Aufschlag von 20 % auf den Monatspreis.

Generell hat Microsoft viele Produkte ins MCA verlagert und man kann hierüber auch einzelne Perpetual-Lizenzen (wie bspw. LTSC Office) oder gar Subscriptions auf Jahresbasis für On-Premises-Produkte erwerben.

Alle Microsoft-Produkte kann man darüber jedoch noch nicht erwerben, insbesondere viele On-Premises-Produkte sind eher über andere Vertragskonstellationen wie bspw. Open Value oder MPSA zum jetzigen Zeitpunkt besser und mit anderen Berechtigungen zu beziehen.

Seit Juni 2025 kann man die SKUs für Microsoft 365 E3 und E5 auch für 36 Monate fixieren. Vorteil: man sichert sich den Preis für 36 Monate. Nachteil: man muss auch die entsprechende Menge über den Bezugszeitraum abnehmen und kann nicht reduzieren. Eine monatliche Variante gibt es in diesem Modell nicht, nur upfront (3 Jahre) oder jährliche Zahlungsweise. Der Partner geht dahingehend die Verpflichtung gegenüber Microsoft ein, dass auch der vollständige Betrag gegenüber dem Hersteller gezahlt wird.

Die 36- Monatsvariante hat noch folgende Spielregeln: es müssen mindestens 100 Stück von einem Produkt abgenommen werden und maximal können 2.400 Stück bezogen werden. Für Kunden, die bisher noch kein Microsoft 365 E3 / E5 im Tenant gebucht hatten, gibt es möglicherweise Vorzugskonditionen, die man im Vorfeld prüfen kann.

Handlungsempfehlung/Fazit

Das Ende der klassischen LSP-Partnerschaft und der beschleunigte Wechsel hin zum CSP-Modell markieren eine Zäsur in der Microsoft-Lizenzwelt. Für Unternehmen heißt das: Jetzt ist die Zeit gekommen, bestehende Strukturen zu hinterfragen, Chancen zu nutzen und Risiken aktiv zu managen.

Unser Tipp:
Lassen Sie sich von uns umfassend beraten! Nur wer seine Optionen kennt und gezielt vergleicht, kann auch in Zeiten steigender Preise kostentechnisch ideal aufgestellt bleiben. Eine proaktive Planung schafft Sicherheit – und eröffnet Spielräume für Innovationen statt reiner Kostendiskussionen.

Sie möchten wissen, welcher Weg der Beste für Ihr Unternehmen ist? Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne bei Ihrer optimalen Lizenz- und Vertragsstrategie!